Affärsmässighet i kombination med goda relationer!
Lite, inte alls eller fullt tillräckligt – hur mycket energi lägger er organisation på att upprätta, hantera, följa upp och vidareutveckla era avtal och kontraktsprocesser?
– Efter många år med insyn vill jag hävda att ytterst få företag drar den fulla nyttan och hämtar hem hela potentialen på området, säger Christer Atterström, VD för ValueOne och en av företagets grundare. Många tänker säkert att de ändå gör ett hyggligt jobb, men blundar i själva verket för många av de värden som finns att hämta. Det handlar bara om affärsmässighet och om att ha en tydlig process på plats – och att verkligen följa den.
Relationen till företagets leverantörer och samarbetspartner ska givetvis bygga på ömsesidigt förtroende och att båda parter lever upp till sina åtaganden kring samarbetet, fattas bara annat. Men även den bästa av relationer mår bra av att man på ett strukturerat sätt följer upp sitt samarbete och synar att överenskommelser verkligen efterlevs.
– Good fences makes good neighbours, brukar man säga, och så är det med relationer mellan kund och leverantör också, säger Christer Atterström. Att ha ordning och kontroll gör att man slipper såväl brandkårsutryckningar som mer långdragen frustration.
IT-stöd av olika slag finns det ett otal av på marknaden, men de leder inte till det önskade resultatet om man inte gör rätt från början. Talesättet om ”skit in och skit ut” stämmer bara allt för väl om man enbart förlitar sig på digitalt stöd utan att ha säkerställt vad man vill följa, vem som skall följa, varför, och med vilken process och uppföljning. Vad är det då man ska tänka på, vilka är de vanligaste fallgroparna eller underlåtenheterna?
– Det lustiga, om nu det är rätt uttryck, är att merparten ofta framstår som självklarheter och sunt förnuft, konstaterar Christer Atterström. Och kanske är det just därför det behandlas styvmoderligt eller rent av glöms bort.
Enligt Christer Atterström är ett av de vanligaste problemen något så banalt som att man inte tar tag i saker i tid, vilket i sin tur kan leda till allt från minskad produktivitet och förlorad försäljning, till produktionsstopp eller skadestånd. Ibland brister det i kommunikationen mellan parterna, ibland handlar det om ineffektiva förhandlingar eller processer som inte landar i avstämningar i form av fastställda och relevanta KPI att mäta mot.
Identifiera risker
För att arbeta effektivt och affärsmässigt måste man dels arbeta med strukturerade och harmoniserade avtalsupplägg, definiera uppföljningsbehov tillsammans med att skapa överblick av ”livscykeln” för sina kontrakt. Contract Management tar sin utgångspunkt i de olika stegen och processen kring att upprätta, följa upp, förnya eller avsluta ett avtal eller leverantörsförbindelse. Just att ha en beslutad process på plats är kärnan i arbetet eftersom det genererar både rätt fokus och effektivitet i hantering.
– När man väl har hela kartbilden klar för sig kan det i praktiken vara OK att vara mer flexibel och situationsanpassa, säger Christer Atterström. Alla verksamheter är unika i någon bemärkelse och att slaviskt lägga ett visst raster över alla processer, oavsett förutsättningarna, leder i allmänhet fel.
Ett viktigt moment är att identifiera potentiella risker och hur de, den dagen de blir verklighet, ska eskaleras och hanteras. Det handlar dels om att förstå kritikalitet och koppla detta till en kontinuerlig uppföljning, men också i förväg fastställa vad uteblivna leveranser eller missade deadlines ska få för konsekvenser. Då minskar risken både för att det händer och för att samarbetet skadas mer än nödvändigt:
– Att börja diskutera kompensation eller andra följder mitt i brinnande kris är inte fruktbart, säger Christer Atterström. Har man däremot identifierat riskerna och har koll på historiken blir det mycket enklare att både agera i tid och att komma överens, vilket minskar risken för en tilltufsad relation. En leverantör med ett dokumenterat starkt track-record kan rent av stärkas av de erfarenheter man får om det någon gång går snett.
Affärsmässighet
En företagsledning som vill ta tag i organisationens kontraktsprocesser behöver såklart rusta sig med både uthållighet och visst tålamod. En inledande genomlysning kan låta sig göras på ett antal veckor om inte verksamheten är mycket omfattande. Däremot tar det förstås tid innan alla bitar och alla processer är på plats och kan monitoreras.
– Man måste självklart vara pragmatisk, säger Christer Atterström. Befintliga avtal eller sådana som kanske är på väg att löpa ut bör man antagligen inte omförhandla i förtid. Däremot bör man förstås skaffa sig en bild av hur de är upprättade och vilka potentiella svagheter de dras med. Men de stora vinsterna kommer främst genom att applicera ett stegvist helhetstänkande och uppföljningsmetodik på nya eller förnyade avtal där alla aspekter är uppe på bordet och föremål för förhandling.
Efter att under flera decennier ha varit inblandad i inköpsprocesser både lokalt och internationellt har Christer Atterström sin uppfattning klar om var det oftast brister. Och det handlar inte, som man skulle kunna tro, om juridiska spetsfundigheter eller klausuler om det ena eller det andra:
– Min bestämda uppfattning är att det som saknas mest är, vad jag i brist på annat vill beskriva som ”affärsmässighet”. Kontrakt, avtal, KPI:er och villkor måste hanteras stringent och affärsmässigt. Att förhandla professionellt innebär att kommunicera utgångspunkter och förväntningar från början, stipulera alla aspekter och se till att följa upp. När allt det är på plats kan man i högre grad börja tänka på att utveckla och vårda de personliga relationerna – men alltid utifrån det affärsmässiga innehållet.
ValueOne Nyheter | Juni 2020 | Skribent: Peter Åslund