Så skapar du hållbara leverantörskedjor: Agera i tid och följ upp leverantörsvalen

Det företag som inte fortlöpande arbetar aktivt med att utvärdera sina leverantörskedjor löper ständig risk att ställas inför ett bryskt uppvaknande. Oavsett om det gäller leveranser av varor eller tjänster måste uppföljning, utvärdering av leverantörer och företagets Supply Chain utgöra en naturlig del i inköpsarbetet. Att inte tänka efter före och göra jobbet medan tid är, riskerar att sätta stora värden på spel.

– Vi lever i en digital värld där allt, inte minst dåliga nyheter, sprids förödande snabbt, säger Jörgen Månsson, Partner på ValueOne och med ett förflutet som Supply Chain Executive i stora organisationer. Företag som inte har gjort hemläxan kan då plötsligt tvingas inse att de har fått svårhanterliga problem på halsen, problem som verkade uppstå närmast ur tomma intet. Men så är det nästan aldrig, det går att förutse olika slags felkällor och risker och vidta mått och steg innan det är för sent.

Fastställ parametrar och dimensioner

Nyckeln till att slippa obehagliga överraskningar är förstås att arbeta systematiskt och strukturerat med sina leverantörer. Allt måste börja med att göra det grundläggande leverantörsarbetet, inklusive utbildning av de egna medarbetarna inom områden som kategori- och leverantörspåverkan på affären tillsammans med kunskap om leverantörens process.

Processer och rutiner måste komma på plats, inklusive själva uppföljningsmodellen. Men vilka parametrar är viktigast att målsätta och skapa skarpa KPI:er för?

– Givetvis varierar detta från bransch till bransch och från företag till företag, säger Jörgen Månsson. Förutom den typ av parametrar som känns mest uppenbara, sådant som pris, kvalitet och total kostnad (TCM), kan det också handla om exempelvis risker i form av störningar, etiska överväganden, hållbarhet och finansiell stabilitet hos leverantörerna. En oförutsedd störning inom ett eller flera av dessa områden hos en leverantör kan få oöverskådliga konsekvenser för alla typer av företag.

Sätt upp processen

Från ValueOnes sida är man noga med att framhålla just att man som ansvarig måste vara ”framtung” i sitt arbete. När man går in i ett nytt samarbete bör det vara tydligt från start vilka parametrar som prioriteras och ska följas upp, sedan handlar det om träget utvärderingsarbete enligt en noga fastställd process.

Ett viktigt perspektiv att ha med sig vid leverantörsutvärdering är vilka beroende som din leverantör i sin tur har av underleverantörer, här kan betydande risker finnas som behöver värderas och hanteras.

Förutom sådant som ofta kan följas upp mer rutinmässigt med hjälp av IT-stöd behöver det också ingå mer regelrätta, fysiska audits, utifrån område- och riskanalys:

– Allt syns inte i siffror eller beskrivningar alla gånger, framhåller Jörgen Månsson. Ibland måste man vara på plats, se tex. produktion och ställa de rätta följdfrågorna för att kunna identifiera – eller analysera sig till – vissa typer av potentiellt allvarliga problem som kan utgöra en risk.

Undvika att dras in

Spelar det egentligen någon roll om det är leverantörer av varor eller tjänster som man utvärderar? Är det någon skillnad på att köpa insatsvaror till egen produktion eller färdiga varor som man säljer vidare?

– Det är i praktiken oftast egalt, säger Jörgen Månsson. Att en för din verksamhet affärskritisk leverantör går i konkurs eller blir anklagad för att ha dumpat farligt avfall kan vara precis lika illa, oavsett hur just er relation ser ut. Risken är stor att din verksamhet snabbt drabbas av en allvarlig störning, ja kanske rent av att man dras in i problematiken. Det handlar om att undvika situationer där man måste hävda att man inget visste.

Kan hända alla

Här finns också en dold problematik som är lätt att förbise: en tillfällig kvalitetssvacka från en underleverantör kan förvisso vara både dyr och omständlig att hantera. Men vad gör man när det visar sig att ens ”pålitliga” leverantör i ett avlägset land det senaste året har försett ens företag med produkter tillverkade med oetiska metoder eller med hjälp av förfalskade dokument beträffande sådant som miljölagstiftning och hållbarhetsutfästelser?

– Jag vet att det är lätt att tänka att ”det där händer inte oss”, kruxet är bara att när det ändå gör det, kan följderna bli snabba och omfattande, säger Jörgen Månsson. Leveransproblem drabbar som bekant ofta omedelbart, men även dåliga nyheter sprids med blixtens fart, i dagens värld där alla förväntas ha god kontroll tack vare att det finns både verktyg och kanaler för att maximera transparensen. Eftersom verktygen finns duger det inte att slå ut med armarna och hävda att man inget visste.

Just att brister inom hållbarhet i vid bemärkelse och etik är särskilt minerad mark återkommer Jörgen Månsson till flera gånger under intervjun:

– På inget annat område faller domen så hård som när det gäller underlåtelser inom just de områdena. Det är ämnen som nästan alla människor och företag har högt upp på sin agenda och där det med rätta finns höga förväntningar och krav.

Grundlig genomlysning

Självklart räcker det inte att vara lyhörd för varningssignaler och ha processer för uppföljning på plats – det gäller även att kunna agera och ha en plan när en avvikelse dyker upp. Det är inte läge att fråga sig ”vad gör vi nu” när en skada redan är ett faktum:

– Även där måste det finnas en plan för hantering, inklusive vem som gör vad. Det är naturligtvis bra med tydliga villkor och klausuler i avtal, men det avgörande är agerandet i den uppkomna situationen.

Förutom att det sannolikt bidrar till att problemen löses snabbare, kan man påvisa att man handlat snabbt och resolut, vilket stärker bilden av kontroll på verksamheten, för hur mycket man än förebygger kommer situationer som kräver åtgärder att uppstå.

Vilket råd har då Jörgen Månsson till företag som känner att de behöver förbättra sig när det gäller deras leverantörskedjor?

– Mitt råd är att börja med en grundlig genomlysning, trycktesta det som finns på plats. Genom att rannsaka vad som förhoppningsvis redan finns på plats, kan man identifiera uppenbara brister och oklarheter. Sedan handlar det om att åtgärda och ofta också om att utbilda medarbetarna, få in alla processer i företagets rutiner samt, förstås, följa upp, följa upp, följa upp.

ValueOne Nyheter | April 2021 | Skribent: Peter Åslund