Tänk process och helhetssyn – och bli en vinnare!

Många företag anar att de antagligen inte arbetar optimalt med sina inköpsprocesser. De saknar ett strukturerat angreppssätt som stödjer affärsmålen, i stället är det vanans makt, gamla rutiner eller personberoende arbetsmetoder som i praktiken styr den verksamhet som i många företag är ett grundläggande verktyg för att säkra uthållig lönsamhet. Med en process som bygger på tre tydliga huvudsteg kan man optimera allt från kostnader och ledtider till sin lagerhållning samt stödja företagets övergripande mål.

– Det är inte ovanligt med en viss motvilja kring att ta tag i detta i många organisationer, konstaterar Jörgen Månsson, Partner i ValueOne. Lite av en ”If it ain’t broken, don’t fix it”-mentalitet – det verkar ju fungera? Problemet är bara att man sällan är medveten om exakt hur trasiga saker och ting är förrän man får klart för sig vad en verkligt effektiv sourcing process levererar på totalen.

Men vad bygger då denna tveksamhet på – lever företagen i tron att allt måste ställas på ända för att det ska kunna bli bättre sedan? Och måste man följa en viss modell till punkt och pricka, oavsett bransch och lokala förutsättningar?

– Självklart inte, det är viktigt att man utgår från en tydlig modell för hur en optimerad sourcing process bör se ut, men självfallet måste den anpassas efter olika parametrar där exempelvis bransch, företagets situation, kategori och best practices är några av de mer uppenbara.

Jörgen Månsson gör en poäng av att man utifrån en etablerad modell, succesivt kan bygga på och detaljera ytterligare i varje steg och processdel, den avgörande skillnaden är att valen då inte sker slumpmässigt utan som ett resultat av högst medvetna beslut och prioriteringar.

– I grunden handlar det om att förstå vad som är viktigt och kritiskt gällande företagets sourcing aktiviteter både nu- och i ett framtida läge och utifrån detta göra avvägningar och prioriteringar med hänsyn till målbild men också förutsättningar, kompetenser, tid och resurser.

Skapa buy-in hos medarbetarna

Den som vill implementera strategiskt och processorienterat inköp behöver alltså inte förskräckas. De olika stegen – Analys & Strategi, Planering & Genomförande samt Uppföljning och Åtgärder – är i sig inte komplicerade att förstå och ta till sig.

För att komma till skott och få en bra start krävs förstås ett strukturerat angreppssätt och ett tvärfunktionellt samarbete. En avgörande faktor och målsättning för arbetet är att snabbt kunna börja realisera värden av olika typer av förbättringar, vilket är en av ValueOnes käpphästar i sin approach.

Då är det viktigt att tidigt etablera en vettig grundstruktur och säkerställa att man får med sig medarbetarna och det befintliga humankapitalet på resan:

– Att få till stånd en buy-in effekt och att stödja teamwork hos medarbetarna är ofta avgörande för att lyckas, precis som i alla former av förändringsarbete, säger Jörgen Månsson. Medarbetarnas uppsida av förändringen bör vara lika uppenbar som den blir för företagets Management.

Det kan handla om att realisera värden som är strukturella, exempelvis tydligare roll- och ansvarsfördelning tillsammans med leverabler, men främst tydliggöra och säkerställa inköpsprocessens påverkan på resultat & balansräkningen. Med en sådan tydlig koppling blir inköpsarbetet mer transparent, vilket ökar både medarbetar engagemang och motivation.

Viktigt med kontinuitet

När man väl har sin struktur, sina analysmetoder och kategorimodeller, en uppsättning tydliga KPI:er på plats och man har framgångsrikt fått med sig inköpsorganisationen, vad är det då man ska tänka på? Räcker det att uppsidorna – som förbättrad EBIT och Risk Management – börjar bli alltmer påtagliga? Är jobbet gjort då?

– Nja, det vill jag inte påstå, det är ju att sitta nöjd och tro sig ha hittat den rätta formeln som inte sällan utgör grundproblemet för många företag. Sett över tid blir man i princip aldrig ”färdig” utan man måste återbesöka både sina målsättningar och processer med jämna mellanrum för att med hjälp av sina KPI:er och annan input följa upp att utvecklingen håller i sig och att den plan man har är relevant.

Men för den skull menar förstås inte Jörgen Månsson att inget är beständigt och att man hela tiden måste göra omtag:

– Ändrar man för ofta och/eller för mycket finns det risk att det blir rörligt och, i värsta fall, sämre än tidigare. Det är i stället så att när man har etablerat sitt strategiska inköpsarbete utifrån de olika stegen, så har man skapat förutsättningar för kontinuitet där man tydligare kan urskilja vilka åtgärder som biter bäst och ger avsett resultat.

– Strategiskt inköpsarbete bygger i grund och botten på ett processtänk och strukturerad information med ändamålsenlig uppföljning. Att utvecklas tack vare genomarbetade strategier är roligt, stimulerande – och krävande. Det är inget man ägnar sig åt för att det är enkelt utan för att det är vinstskapande och ger hela organisationen stabilitet och tillfredställelse.

ValueOne Nyheter | Mars 2020 | Skribent: Peter Åslund